Wie können wir Firmenwagen und private Nutzung steuerlich optimal gestalten?

Grundsätzlich gelten alle Aufwendungen für den Firmenwagen als Betriebsausgaben, die den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Die private Nutzung hingegen stellt einen geldwerten Vorteil dar und muss versteuert werden. Dafür stehen zwei Methoden zur Verfügung: die pauschale 1-Prozent-Methode und die Fahrtenbuchmethode.

Die 1-Prozent-Methode ist eine Pauschalierung der privaten Fahrzeugnutzung. Dabei wird monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (bezogen auf den Neuwagenanschaffungslistenpreis) als geldwerter Vorteil angesetzt. Zusätzlich werden 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte monatlich angesetzt, wenn der Firmenwagen auch für die Wege zur Arbeit genutzt werden kann. 

Bei einem hohen Privatnutzungsanteil und einem nicht zu hohen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs kann diese Methode vorteilhaft sein. Zusätzlich attraktiv wird diese Methode bei Elektrofahrzeugen, da durch den Gesetzgeber eine steuerliche Begünstigung festgelegt wurde, die zu einem Ansatz des Privatnutzungsanteils in Höhe von monatlich 0,5 Prozent oder in bestimmten Fällen sogar nur 0,25 Prozent (bei Bruttolistenpreis unter 100 TEUR und Anschaffung Fahrzeug vor dem 01.01.2031) anstelle der genannten 1 Prozent bezogen auf den Bruttolistenpreis führt.

Hingegen erscheint die pauschale 1-Prozent-Methode bei Premiumfahrzeugen mit vergleichsweise hohem Bruttolistenpreis oder bei älteren Fahrzeugen, für die dennoch der Neuwagenbruttolistenpreis zugrunde zu legen ist, oder generell bei einem sehr geringen tatsächlichen Privatnutzungsanteil durch den Unternehmer oder Mitarbeiter eher nachteilig.

Alternativ können die tatsächlichen Kosten der privaten Fahrzeugnutzung anhand der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Das Fahrtenbuch muss dafür lückenlos geführt werden und auf Anfrage der Finanzverwaltung vorgelegt werden. Für viele Unternehmer ist die Fahrtenbuchmethode aufgrund des zusätzlichen administrativen Aufwands abschreckend. Es müssen Kilometerstände und angefahrene Adressen aufgezeichnet werden sowie die Angabe gemacht werden, ob es sich um eine betriebliche oder eine private Fahrt handelt. 

Zur Vereinfachung des Verwaltungsaufwands gibt es inzwischen verschiedene Anbieter von Digitallösungen, die beispielsweise durch einen einfach zu installierenden Chip im Fahrzeug alle Fahrten aufzeichnen und digital aufbereiten, so dass der Nutzer in der App lediglich bestimmen muss, ob es eine betriebliche oder private Fahrt war. Insgesamt führt die Fahrtenbuchmethode aus Sicht der Unternehmer in vielen Fällen zu steuerlich günstigeren Ergebnissen und die neueren Softwarelösungen reduzieren zugleich die Barriere bei der praktischen Umsetzung.

Auch die umsatzsteuerliche Behandlung ist relevant, denn die private Nutzung gilt entweder als entgeltliche Leistung gegenüber Arbeitnehmern oder als unentgeltliche Wertabgabe bei Einzelunternehmern, die beide umsatzsteuerpflichtig sind. Die Umsatzsteuer auf die private Firmenwagennutzung wird von dem Unternehmen berechnet und an die Finanzverwaltung abgeführt. Der Unternehmer hat für die Nutzung im privaten Bereich keinen Vorsteuerabzug und muss die Bruttowerte inklusive Umsatzsteuer als privaten Vorteil ansetzen und versteuern.

Eine gut geplante Firmenwagenregelung ist nicht nur steuerlich vorteilhaft, sondern auch wichtig für die Rechtssicherheit – insbesondere bei Betriebsprüfungen.