Für mein Unternehmen ist eine Betriebsprüfung angeordnet. Wie können wir uns darauf optimal vorbereiten?

Die Anordnung einer Betriebsprüfung ist ein Verwaltungsakt, der in der Regel nicht verhindert werden kann. Grundsätzlich kann sich der Steuerpflichtige zwar mit Rechtsbehelf in Form eines Einspruchs gegen eine Prüfungsanordnung im Sinne des § 196 AO wehren. Allerdings hat ein solcher Rechtsbehelf keine aufschiebende Bedingung, das bedeutet, dass trotz Einspruch mit der Prüfung begonnen werden kann, ohne dass bereits final über den Einspruch entschieden wurde. Es müsste zusätzlich ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung nach § 361 AO gestellt werden, für den die Voraussetzungen ebenfalls erfüllt sein müssten und dies entsprechend gut begründet werden müsste. 

Aus taktischen Überlegungen ist ein Einspruch gegen eine Prüfungsanordnung nur in wenigen Fällen ratsam. Ein Einspruch gegen eine Prüfungsanordnung könnte den Eindruck vermitteln, dass der steuerpflichtige Unternehmer etwas verbergen möchte. Durch den zusätzlichen Arbeitsaufwand, der durch den Einspruch für den Betriebsprüfer entsteht, könnte das Klima für die im Regelfall später trotzdem stattfindende Prüfung unnötig belastet werden.

Umso wichtiger ist es, alle relevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar bereitzuhalten. Dazu gehören:

• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege
• Verträge
• Fahrtenbücher und Kassenberichte.

Besonders sensibel sind Vereinbarungen mit Gesellschaftern und deren Angehörigen, die einer Fremdvergleichsprüfung standhalten müssen.

• Buchführungsunterlagen und Jahresabschlüsse sowie die in den Steuererklärungen gemachten Angaben für den Prüfungszeitraum intern nochmals überprüfen und auf Schwachstellen untersuchen.
• Bei unplausiblen Sachverhalten:  Argumente sammeln, die die damalige Behandlung stützen können,
• bei höheren Geldzuführungen an das Unternehmen: Nachweise zur Mittelherkunft bereit legen.
• Prüfungsfeststellungen aus früheren Betriebsprüfungen analysieren und den aktuell zu prüfenden Zeitraum auf diese Feststellungen untersuchen.

Kritisch wird es, wenn sich im Vorfeld der Prüfung im Rahmen der internen Analyse steuerlich relevante Sachverhalte zeigen, die möglicherweise strafrechtlich relevant sind. Nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 AO bereits ausgeschlossen. Dennoch ist eine Mitteilung an die Finanzverwaltung in diesen Fällen ratsam, um den möglichen Schaden zu begrenzen und Personen, die mit dem Sachverhalt neu konfrontiert werden vor einer Beteiligung an einer möglichen Steuerstraftat zu schützen.

Grundsätzlich ist die professionelle Begleitung durch einen Steuerberater im Rahmen einer Betriebsprüfung sehr wichtig. Mit einer strukturierten Vorbereitung und rechtzeitiger Unterstützung lässt sich die Betriebsprüfung nicht nur besser gestalten, sondern auch mit einem gestärkten Vertrauen in die eigene steuerliche Position abschließen.